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會前 

1. 與會務(wù)委托方洽談 

首先，用面談及其他方式與委托方進行初步溝通，搜集資料，來了解委托方背景文化等；其次，確認委托方高階主管對此次活動的期許及愿景。 

2. 提供會務(wù)方案及議價 

針對委托方需求提出預(yù)案供選擇（包含就會務(wù)場地、餐飲場所、菜譜樣式、會務(wù)交通、接待流程等方面達成一致意見）。 

3. 場地考察 

安排委托方代表到目的地考察酒店、會務(wù)場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細節(jié)等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。 

4. 確認方案簽訂協(xié)議，預(yù)付定金 

這個時間需要的是耐心與細致——雙方共同推敲設(shè)想的流程及預(yù)案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議，預(yù)付定金。 

5. 會務(wù)安排實施 

嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會務(wù)的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。 

會中 

1. 會前接待——準備好會務(wù)所需要的會務(wù)資料，會務(wù)用品，會務(wù)演講稿等會務(wù)相關(guān)物品。 

2. 會務(wù)接待——專人負責(zé)機場、車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前做好酒店、會務(wù)室布置（如宣傳聘制作、背景板制作、會場綠化、擺放歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等）。 

3. 會務(wù)室——專人到會務(wù)室檢查會務(wù)室條幅、燈光、音響、茶飲等。 

4. 客房——房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。 

5. 餐廳——用餐時間、用餐標準及特殊客人（少數(shù)民族）的確認。 

6. 娛樂——娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。 

7. 旅游——旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認。 

8. 交通——車輛預(yù)訂、人數(shù)及線路確認。 

會后 

1. 資料——會后資料用品整理、通訊錄制作、合影留念，提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)（如資料印刷、打字復(fù)印、翻譯服務(wù)……禮品推薦及采購等）。 

2. 結(jié)賬——提前列出消費明細匯總表，提供會務(wù)過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。 

3. 反饋、總結(jié)、客服——定期回訪和最新資訊反饋。